讀書筆記: [從新主管到頂尖主管:哈佛商學院教授教你90天掌握精純策略、達成關鍵目標, The First 90 Days] (上)

當我們歷經層層關卡,終於接到一份新工作時,十分值得慶祝!但是,你曾否問過自己,「真的準備好迎接新工做了嗎?」剛開始新工作時,是好好享受密月期就好?還是有什麼觀點需要思考與準備的呢?

<The First 90 Days> 這本書給我們十個建議,在前 90 天把握時間創造自我價值與建立接下來工作的策略。
推薦讀者:剛畢業的學生,準備正式開啟職業生涯的人;即將換到新工作,想要更有效率的適應新公司,在最短時間內讓同事對你留下最佳第一印象;面對工作感到有瓶頸,想要突破自己,更為一位更頂尖成熟的主管。

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The first 90 days, 從新主管到頂尖主管:哈佛商學院教授教你90天掌握精純策略、達成關鍵目標
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作者 Michael D. Watkins 是誰?

Michael Watkins 曾是美國哈佛大學教授,也在哈佛商業評論 (Harvard Business Review)上發表過許多文章。他曾在 IMD (International Institute for Management Development) 擔任領導力與組織改革的教授。

為什麼是 90 天?

作者認為人們大約需要 90 天在新環境建立自己的形象,並且有足夠的時間展現自己的影響力、領導能力。在這三個月期間,通常主管或同事也會放大審視我們表現以評斷工作能力。此外,在前 90 天會建立下新工作模式,而些模式在日後不容易改變,所以在這前 90 天有效率的交接工作、建立工作模式格外重要。

建議一:在入職前,調整好自身狀態 (Prepare Yourself)

無論是升遷或轉換工作,我們面臨的挑戰一定與前一份工作不同,而且通常會更加複雜且困難。因此作者建議我們一開始便要建立值得信賴的團隊、為團隊訂定明確定的目標、並且將這些目標轉化為具體的任務。

此外,剛開始加入新公司時會遇到四大問題:

  1. 對人際關係、溝通方式不熟悉
  2. 對合作文化、習慣不熟習
  3. 因為前兩點,同事對你的尚未有信任感
  4. 有些公司對新人的接納度較低

因此,盡快瞭解新公司的淺在文化十分重要,這可以加速我們融入團隊、提升他人對我們的信任感、對決策更快有影響力。而我們能將公司文化分為三個層次:

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1. 公司特有的共通語言

例如英文縮寫、特別的用語、產品定義等。使用公司習慣的共通語言能建立我們的信任感。

2. 公司不成文的規則或習慣

例如高層主管們如何影響公司?他們需要智囊團支持他們做決策?還是他們有權利做所有決策?又或是,團隊合作文化為何?如果遇到某些問題應該徵求誰的協助或意見?若不小心越界或踩到他人的地雷,可能造成不必要的誤會與困難,所以儘早適應公司文化十分重要。

3. 公司重要價值觀

與前一點類似,有些不成文的價值觀會影響我們作決策時帶給他人的觀感。例如我們的職位做決策時是有足夠的權限直接做決定,還是應該多考量團隊合作?這不僅會影響我們做決策的方式,也會影響他人對我們的觀感與信任度。

建議二:快速學習 (Accelerate Your Learning)

學習應該被視為優先做到的項目,目標可以定在前 30 天設定好需要學習的內容與如何達到學習目標,也就是將學習分為兩大目標:「學習內容清單」(Learning Agenda)與「學習計畫」(Learning Plan)。

為了達到這兩個目標,首先我們要根據讓我們做更好的決策時,所需要的知識,細分為可行的計畫,如此一來可以加速自己上崗位的速度。而最好且具可行性的計畫是規劃有「架構的學習」(Structured Learning)。舉例來說,當你有對公司或團隊有想討論的議題時,能與同事、主管、老闆等人約一對一會議,並且討論相同的議題,如此一來可以有效率的整合不同人、不同角度的看法,以加速自己的學習與適應新職位。

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建議三:針對困難找到策略 (Match Strategy to Situation)

作者提出「STARS」模型幫助我們在工作初期更快剖析、管理困難,並且找到相對合適的策略。

S – 初期階段 (Start-up situation):在初期階段會遇到的主要困難是組織尚未建構完善、資源有限、也正在開始建立新團隊。

T – 迴轉階段 (Turnaround situation):在下個階段,可能會遇到許多負面的情況且必須盡快改善。因此會遇到的困難是組織調整以維持團隊表現與品質。

A – 快速成長階段 (Accelerated growth situation):此時,我們的工作成果、公司發展可能持續成長中,但會遇到的挑戰是要開始徵招新員工、改變既有的流程或系統以達到目標。

R – 調整階段 (Realignment situation):為了避免未來可能發生的問題,我們需要重新調整優先順序或公司組織,此時會面臨的困難有調整現有的政策或公司架構已達到新目標,但與此同時又要避免讓團隊感到緊張與不安。

S – 維持成功階段 (Sustaining success situation):在這個階段公司或團隊可能已經找到邁向成功的脈絡,但是仍然會有些挑戰,像是找尋新的成長機會、提高目標、規劃長期可持續的成長。

在實際情況中,不一定會遇上所有的情況或階段,但希望透過這個章節的筆記,無論你遇到哪個階段都能迎刃而解。

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建議四:成功的對談 (Negotiate Success)

這段是針對如何與新老闆建立好關係做討論,作者將我們與老闆會有的談話分為五個元素:

1. 有困難需要諮詢

如前一段所提到STARTS的困難種類,當我們遇到這些困難時,應該找機會與老闆討論我們的解決方式、面對的策略等是否合宜,透過與老闆討論或他的建議可以幫助我們更有效率的突破困難或達到目標。

2. 訂定目標與期待

瞭解老闆對自己的期待是什麼、我們是否往正確的方向發展等,都是與老闆重要的談話主題,要確定雙方都有共識與相同的認知,才不會造成不必要的誤會而顯得自己表現不佳。

3. 了解有什麼資源可利用

例如有多少預算、團隊有多少人力資源、有多少時間可以完成我們的專案,這些資源在一開始就要清楚瞭解,才能讓我們規劃好自己的工作時程與節奏。

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4. 對談的模式

儘早瞭解老闆習慣的對談模式,例如文字訊息、電話、面對面對談等。此外,也要瞭解老闆習慣的對談深度與頻率,他習慣參與每個細節,還是最終有結論再向他匯報就好?他習慣每天都能收到進度報告,還是每週報告一次進度?瞭解以上這些老闆偏好的對談模式是我們的責任,也能幫助未來的合作更順遂。

5. 個人發展

在我們建立起老闆的信任度與對團隊提供價值後,我們可以進階與老闆討論未來有哪些機會可以延續個人發展,所以這點可以放在 90 天的後期再向老闆提出討論。

建議五:儘早展現成績 (Secure Early Wins)

儘早展現自己的價值與成果能建立信任度與好名譽。有研究指出,最有效率產出成果分為幾個階段。一開始應該以建立自己能成為有能力的領到者的名聲為優先,包含建立與直屬主管、老闆、同事的關係,完成一些可以凸顯價值但又過度困難的任務,並建立他人對自己的可信度。

下一階段,在建立起起他人的信任度後便可開始接觸更深層的問題,例如專案策略、溝通系統、或其他公司內的問題。

此外,在早期負責的專案建議包含兩個重要的特質:
第一,這些專案要符合主管的優先順序 (Priorities) 並且符合雙方有共識的目標 ;第二,這些專案應該要能為未來的成功鋪陳。

以上前五點屬於這 90 天前期該達到的目標,也較偏向個人對工作的準備。而下一篇將提到的另外五點則是與團隊互動的建議與總結。希望這樣循訊漸進的建議,能讓我們面對新工作時,能適應得更有效率。

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Tiffany
  • Tiffany
  • Hello 我是Tiffany!

    目前在上海任職於歐洲公司,負責美國 200+ 城市數位行銷成效追蹤及 Business Inteligence 分析 。

    曾任美國數據分析顧問公司,負責矽谷網路公司多個市場數據分析 。也曾在台灣醫院作質性分析研究。